Detailfiche persoon

In de detailfiche van personen groeperen we informatie in verschillende tabbladen:

  • Persoonsgegevens

  • Account

  • Contactpersonen / relaties

  • Teams

  • Groepen

  • Notities

Persoonsgegevens

In dit tabblad worden de belangrijkste gegevens bewaard. Je kan hier onder andere een foto, naam, adres en contactgegevens vinden.

β€‹πŸ‘¨πŸŽ“Aan de linkerkant (onder de foto) kan je instellen of iemandπŸ‘‘SportiveCloud contactpersoon is. SportiveCloud contactpersonen zijn de primaire contactpersonen voor SportiveCloud maar ook het aanspreekpunt binnen de club. Voor wie op de hoogte wil worden gehouden van de SportiveCloud (platform)updates zet je het vakje aan.

"Vraag om gegevensupdate (via e-mail)" is een handige feature om het werk te verlichten. Met één druk op de knop zal deze persoon een e-mail ontvangen met daarin een link voor het aanvullen/controleren van de persoonlijke gegevens.

Wil je meer weten over de "vraag om gegevensupdate" functionaliteit? Volg dan onderstaande link:

Account

Alleen met een account heb je toegang tot het SportiveCloud platform. Bij het opstarten van een sportvereniging geven we toegang tot het platform aan 1 persoon (zie Startformulier en uitnodiging). Vanaf dat moment, is het aan jullie. Clubs bepalen zelf welke (extra) personen toegang dienen te krijgen tot het systeem en met welke toegangsrechten.

Wil je een account aanmaken voor iemand? Dat gaat heel makkelijk:

  1. Zorg ervoor dat deze persoon een e-mailadres heeft (tabblad "persoonsgegevens")

  2. Selecteer op tabblad "account" de toegangsrechten die je wil toekennen

  3. Klik onderaan rechts op de "genereer account" knop

Van zodra de knop "genereer account" werd aangeklikt ontvangt de betrokken persoon een uitnodiging ("Welkom bij SportiveCloud") via e-mail. Via de link in die e-mail kan men vervolgens de eigen account activeren. Meer informatie over het activeren van een account vind je via onderstaande link:

Uiteraard kan je de toegangsrechten nog wijzigen na het toekennen van een account. Vind in dat geval de toepasselijke rechten aan of uit, en kies voor "bewaren".

Je kan de volledige toegang ook afnemen door een account te verwijderen via de knop "verwijder account" onderaan.

Van zodra de account van een persoon is geactiveerd verschijnt er een groen vinkje naast de gebruikersnaam en zal de afbeelding van deze persoon in het overzicht in een groene kader verschijnen.

Contactpersonen / relaties

Wanneer er tussen personen in jouw vereniging een "speciale" connectie/relatie is dan kan je de persoonsfiches van die personen aan mekaar koppelen. Het beste voorbeeld daarvan is een gezin.

De gegevens van de ouders of contactpersonen van een speler, hoe beperkt ook, worden in SportiveCloud bewaard in aparte persoonsfiches. De reden daarvoor is heel eenvoudig: Wanneer een gezin meerdere spelers bij de club heeft aangesloten hoef je de gegevens van de ouders niet te dupliceren/onderhouden in meerdere spelersfiches.

Bij de meeste clubs en zelfs in e-Kickoff zitten de contactgegevens van ouders in de spelersfiches en dat is helemaal niet zo verstandig. We zien bijvoorbeeld "Telefoonnummer 1, 2 en 3" alsook "Emailadres 1, 2 en 3" in de fiches van de leden. Eenzelfde telefoonnummer verspreid in meerdere fiches... Wie gaat dat onderhouden?

We adviseren jullie, omwille van bovenstaande, om gebruik te maken van de contactpersonen/relaties. Het toevoegen van een relatie of contactpersoon is erg eenvoudig bovendien. Klik daarvoor op de knop "Nieuwe contactpersoon / relatie toevoegen".

Je kies eerst het relatietype. Daaronder merk je dat er 2 opties zijn:

  • Ofwel koppel je een bestaande persoonsfiche (zoeken, vinden en selecteren)

  • Ofwel koppel je met nieuwe persoon en maak je automatisch een fiche nieuwe persoonsfiche.

zoeken en koppelen met bestaande persoonsfiche
koppelen met een nieuwe persoon (automatisch nieuwe fiche maken en koppelen)

Na selectie van een bestaand persoon (zoeken) of na invoer van de gegevens van een nieuwe persoon (indien geen fiche werd gevonden), klik je op de knop voor "Toevoegen". Let op: deze knop kan je pas aanklikken van zodra alle correcte gegevens werden ingevoerd. De persoon die zonet gekoppeld werd verschijnt na het toevoegen dadelijk in het overzicht.

Teams

De teams waarvan iemand deel uitmaakt (als speler, begeleider of in een andere functie), kan je vinden in het teams tabblad. Men kan deel uitmaken van verschillende teams en dat in verschillende seizoenen.

Iemand toevoegen aan een team is heel eenvoudig. Klik je rechts bovenaan op de knop "... toevoegen aan een team". Vervolgens kies je een team (huidige seizoen), geef je het type op en kies je voor de knop "toevoegen".

Het team waaraan deze persoon werd toegevoegd verschijnt daarna dadelijk in het overzicht.

Ook vanuit de teamfiche kan je personen toevoegen aan het team. Dat werkt op dezelfde manier, maar dan omgekeerd. Lees daarover meer op onderstaande pagina:

Groepen

Groepen zijn vergelijkbaar met teams maar hebben niet zozeer een sportief karakter. Er is geen koppeling met een reekscode, geen wedstrijdkalender of klassement. Groepen zijn gewoon handig om personen te groeperen en zo makkelijker (samen) terug te vinden via het persoonsoverzicht.

De groepen waarvan iemand deel uitmaakt kan je terugvinden in de persoonsfiche op het groepen tabblad.

Om iemand toe te voegen aan een groep, klik je rechts bovenaan op de knop "... toevoegen aan groep". Vervolgens kies je een groep, geef je eventueel een functieomschrijving (optioneel) en kies je voor "toevoegen".

De groep waaraan deze persoon werd toegevoegd verschijnt daarna dadelijk in het overzicht.

Het weergeven van de personen in een groep kan via het persoonsoverzicht door bovenaan bij de filter persoonstypes de juiste groep te selecteren. Alle leden in deze groep worden vervolgens weergegeven met hun rol/functie.

Net zoals in de persoonsfiche, kan je ook hier (in het persoonsoverzicht de juiste groep openen) personen toevoegen aan de groep. Dit werkt gelijkaardig maar dan omgekeerd: je zoekt nu een persoon, geeft een functie/rol op (optioneel) en kiest daarna voor toevoegen.

β€‹πŸ‘¨πŸŽ“Groepen worden centraal beheerd als onderdeel van "instellingen". Het aanmaken van (nieuwe) groepen en het bepalen van de verhouding tussen de groepen (een hele boomstructuur kan worden uitgewerkt) is daardoor allen voor wie beschikt over de toegangsrechten "Beheer algemene instellingen". Zo voorkomen we dat een wildgroei aan groepen ontstaat die na verloop van tijd niet meer te beheersen valt.

Meer informatie over het beheren van groepen vind je op onderstaande pagina:

Notities

Tot slot is er in de persoonsfiche nog 1 algemeen tabblad notities. Daarin kan men kwijt wat men wil.

Meer informatie over het importbestand of over het importeren van persoonsgegevens vind je via volgende link:

​

​